Pada post sebelumnya yaitu mengenai langkah-langkah dalam proses pencatatan akuntansi salah satu langkahnya adalah mencatat setiap transaksi ke dalam sebuah jurnal. Pengertian jurnal dalam akuntansi dan pembukuan disini adalah proses pencatan transaksi keuangan suatu entitas usaha atau organisasi mengikuti kaidah persamaan dasar akuntansi yang dicatat secara kronologis sebelum diposting ke akun-akun yang ada di buku besar. Jurnal juga disebut sebagai “book of original entry” yaitu merupakan tempat terjadinya pencatatan transaksi pertama.
Setiap transaksi yang dijurnal menampilkan nilai debit atau kredit yang bisa memberikan efek pada akun-akun tertentu. Perusahaan biasa menggunakan berbagai macam jurnal, akan tetapi setiap perusahaan pasti memiliki jurnal umum (general journal) sebagai bentuk dasar dari jurnal. Secara khusus, format dari jurnal umum terdiri dari tanggal, nomor akun, judul akun, deskripsi/penjelasan transaksi, referensi, serta kolom debit dan kredit. Jurnal juga memberikan beberapa kontribusi signifikan pada proses pencatatan akuntansi, diantaranya yaitu:
- Jurnal dapat mendisklosur secara menyeluruh efek dari setiap transaksi di satu tempat.
- Jurnal menyediakan pencatatan transaksi secara kronologis .
- Jurnal dapat menolong kita untuk mencegah atau menemukan kesalahan karena jumlah debit dan kredit untuk setiap transaksi yang dicatat dapat dengan mudah dibandingkan.
Ada dua jenis jurnal yang sering digunakan dalam menjurnal transaksi yaitu:
- Jurnal umum, yaitu jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi keuangan secara umum dan keseluruhan jika tidak ada jurnal khusus.
- Jurnal khusus, terdiri dari:
- Jurnal penjualan yaitu jurnal yang digunakan khusus untuk mencatat transaksi penjualan secara kredit.
- Jurnal pembelian yaitu jurnal yang digunakan khusus untuk mencatat transaksi pembelian secara kredit.
- Jurnal pengeluaran kas yaitu jurnal yang digunakan khusus untuk mencatat pengeluaran kas secara tunai.
- Jurnal penerimaan kas yaitu jurnal yang digunakan khusus untuk mencatat penerimaan kas secara tunai.
- Jurnal umum yaitu jurnal yang digunakan khusus untuk mencatat transaksi diluar jurnal khusus, seperti mencatat penyusutan aset tetap
Menjurnal
Memasukan data transaksi keuangan ke dalam jurnal disebut sebagai menjurnal. Masing-masing transaksi yang terjadi harus dibuat jurnalnya secara terpisah. Pencatatan jurnal secara lengkap terdiri dari: tanggal dari transaksi, akun-akun dan jumlah nilai dalam satuan mata uang yang akan didebit atau dikredit, dan penjelasan secara singkat dari transaksi keuangan tersebut.
Contoh Jurnal Umum
Bentuk standar dan isi dari catatan jurnal dalam akuntansi terdiri dari :
- Tanggal transaksi dimsukan kedalam kolom tanggal. Catatan tanggal harus termasuk tanggal hari transaksi, bulan dan tahun.
- Judul akun yang didebit, dimasukan pertama dan posisi marginnya berada di sebelah kiri dimasukan ke kolom judul akun dan penjelasan lalu nilai dari yang didebit dicatat di kolom debit.
- Judul akun yang dikredit, dimasukan dibagian bawah judul akun yang didebit tapi agak menjorok kedalam dan dimasukan ke kolom judul akun dan penjelasan lalu nilai dari yang dikredit dicatat di kolom kredit.
- Penjelasan singkat dari transaksi yang dijurnal.
- Setiap jurnal dipisahkan oleh alenia kosong agar mudah untuk dibaca.
- Kolom ref biarkan kosong pada saat menjurnal karena kolom ref akan digunakan nati pada saat melakukan posting ke buku besar. Masukan nomor akun jika nilai transaksi yang telah dijurnal telah ditransfer ke buku besar.
Sangat penting sekali menggunakan judul akun yang spesifik dan benar dalam menjurnal akuntansi. Sebab semua akun-akun ini nantinya akan muncul kembali di laporan keuangan. Kesalahan dalam menentukan judul akun dapat menyebabkan ketidak tepatan isi laporan keuangan.
Sebenarnya menentukan judul dari suatu akun adalah fleksible, tapi ada kriteria utama dalam menentukan judul akun yaitu setiap judul akun harus secara tepat menjelaskan isi dari akun tersebut dan sesuai dengan transaksi yang terjadi. Sebagai contoh ada sebuah transaksi pembayaran beban listrik maka judul akun yang dapat kita buat yaitu beban listrik atau listrik saja juga bisa.
Jika suatu jurnal entri hanya melibatkan satu akun debit dan satu akun kredit, itu bisa kita sebut dengan simple entry. Banyak transaksi mungkin akan menggunakan lebih dari dua akun dalam menjurnal. Sebagai contoh jika kita menjurnal suatu transaksi pembelian yang sebagaian dibayar tunai dan sebagaian lagi dibayar secara kas maka itu akan melibatkan tiga buah akun, satu debit dan dua kredit. Sehingga jurnalnya adalah sebagai berikut:
| Tanggal | Jurnal | D | K | |
| 1/6/2013 | Pembelian | xxx | – | |
| Utang Usaha | – | xxx | ||
| Kas | – | xxx | ||
Yang perlu diingat dalam menjurnal adalah total dari sisi debit dan total dari sisi kredit keduanya harus seimbang.