Sebelumnya kita telah membahas mengenai pengertian dan penggolongan akun dalam akuntansi. Pada kesempatan kali ini kita akan membahas mengenai kode akun akuntansi (chart of accounts) yang masih berhubungan dengan proses pencatatan dan penjurnalan yang ada pada ilmu akuntansi. Pemberian kode akun yang berupa penomoran menggunakan angka atau huruf pada akun-akun itu sangat penting sekali, karena memudahkan para akuntan dalam menyusun dan mengurutkan akun kedalam buku besar dan laporan keuangan. Dengan adanya kode nomor akun kita juga dapat dengan mudah mengidentifikasi lokasinya di buku besar.
Definisi kode akun atau chart of accounts itu sendiri adalah suatu penamaan atau penomoran yang bertujuan untuk mengklasifikasikan pos atau rekening transaksi agar mudah untuk ditemukan, dipahami, dan diingat. Setiap jenis akun yang terdapat dalam sistem akuntansi harus memiliki kode atau nomor yang dikelompokan dalam enam kategori utama, yaitu:
- Aset atau harta.
- Liabilitas atau kewajiban.
- Ekuitas atau modal.
- Pendapatan.
- Harga pokok penjualan (HPP).
- Beban-beban.
Dalam merancang dan membuat kode akun harus diperhatikan bebarapa karakteristik berikut, diantarannya:
- Sederhana, mudah untuk diingat dan dimengerti.
- Unik, tidak ada kode akun yang kembar.
- Fleksibel dan mudah disisipkan jika ada penambahan akun baru.
- Efisien, kode harus sependek mungkin misalnya 4 digit saja untuk menghemat kapasitas penyimpanan.
- Konsisten, misalnya kode awal 1 untuk aset, berarti liabilitas tidak boleh menggunakan kode awal 1.
- Distandarisasi supaya tidak mengakibatkan kebingungan bagi pengguna kode akun tersebut.
- Hindari adanya spasi, karena dapat menyebabkan kesalahan dalam menggunakannya.
- Hindari karakter yang mirip, misalnya huruf O,I,Z,S dan V dapat membingungkan dengan angka 0,1,2,5 dan huruf U.
- Panjang kode harus sama, jadi semua kode yang dibuat harus mempunyai digit yang sama tidak boleh lebih atau kurang.
- Pengkodeannya dimulai secara kronologis dari akun-akun yang berada di neraca lalu ke akun-akun yang ada di laba rugi.
Biasanya dalam pengkodean akun akuntansi atau chart of accounts lebih sering menggunakan kode blok (block code) yaitu mengklasifikasi item ke dalam kelompok blok tertentu yang mencerminkan satu klasifikasi tertentu atas dasar pemakaian maksimum yang diharapakan. Untuk lebih jelasnya lihat contoh berikut:
Akun-akun dalam buku besar dapat diberi kode dengan mengklasifikasikannya ke dalam kelompok akun utama sebagai berikut:
| Blok | Kelompok |
| 1000-1499 | Aset Lancar |
| 1500-1799 | Aset Tetap |
| 1800-1999 | Aset Tidak Lancar |
| 2000-2499 | Liabilitas Lancar |
| 2499-2999 | Liabilitas Jangka Panjang |
| 3000-3999 | Modal |
| 4000-4999 | Pendapatan |
| 5000-5999 | Harga Pokok Penjualan |
| 6000-6999 | Beban Umum dan Administrasi |
| 7000-7999 | Pendapatan lainnya |
| 8000-8999 | Beban lainya |
| 9000-9999 | Beban Pajak |
Dari blok-blok kode untuk masing-masing kelompok akun utama, maka akun-akun aset lancar dapat mempunyai kode diantara 1000 sampai dengan 1499 sehingga kode akun tersebut dapat disusun sebagai berikut:
1000 Kas
1100 Piutang Dagang
1200 Persediaan Barang Dagangan
1201 Persediaan Barang Dagangan – Baju
1202 Persediaan Barang Dagangan – Celana
1300 Biaya Dibayar Dimuka
Selain kode blok masih ada beberapa tipe kode lainnya yang dapat digunakan dalam pengkodean akun-akun akuntansi. Mengenai hal itu akan dibahas pada post kusus mengenai tipe-tipe kode.
Untuk lebih jelasnya bisa anda lihat mengenai contoh dari charts of accounts.