Dalam metode pencatatan akuntansi secara akural, biaya dibayar dimuka merupakan beban yang dikapitalisasi, artinya beban tersebut pada saat uang kasnya dikeluarkan dicatat sebagai aset di neraca karena beban tersebut belum terjadi. Biaya disini bukanlah uang muka atau down payment, karena perlakuannya secara akuntansi berbeda dengan uang muka.
Biasanya biaya dibayar dimuka adalah biaya yang dikeluarkan untuk jangka waktu tertentu, sehingga manfaatnya baru dirasakan setelah berjalan nanti atau di masa depan, sehingga bagian yang manfaatnya belum terjadi harus dikapitalisasi ke aset dan bagian yang manfatnya sudah terjadi harus diamortisasikan menjadi beban pada akun beban dibayar dimuka. Contoh dari biaya dibayar dimuka terdiri dari: sewa dibayar dimuka, asuransi dibayar dimuka, dan biaya dibayar dimuka lainnya.
Perlu diketahui istilah biaya (cost) dan beban (expense) dalam akuntansi adalah berbeda. Biaya merupakan kas yang dikeluarkan untuk mendapatkan pendapatan atau manfaat dimasa yang akan datang dan dikapitalisasi ke neraca bagian aset jika biaya tersebut belum terjadi atau menghasilkan manfaat, sedangkan beban merupakan biaya yang sudah terjadi (expired cost) atau telah menghasilkan manfaat sehingga dicatat di laba rugi sebagai beban.
Jurnal dasar untuk mencatat biaya dibayar dimuka
| Debit | Biaya Dibayar Dimuka (aset) / Prepaid Expense | xxx |
| Kredit | Kas (aset) / Cash | xxx |
Jurnal pada saat amortisasi menjadi beban (jurnal penyesuaian) karena manfaatnya sudah terjadi
| Debit | Beban dibayar dimuka (L/R) | xxx |
| Kredit | Biaya dibayar dimuka (aset) | xxx |
Untuk lebih jelasnya bisa kita lihat contoh kecil berikut:
Transaksi
Pada tanggal 1 Agustus 2013, PT XYZ yang bergerak dibidang jasa mengelurakan uang kas sebesar Rp 15.000.000 untuk membayar sewa kantor selama tiga bulan dari bulan Agustus hingga Oktober 2013.
Analisis Dasar
Kas berkurang sebesar Rp 15.000.000, Sewa dibayar dimuka bertambah sebesar Rp 15.000.000. Karena masa manfaatnya adalah tiga bulan sehingga setiap bulan yang manfaatnya telah habis terpakai atau telah terjadi harus diamortisai ke beban. Jumlahnya adalah 15.000.000 dibagi 3 yaitu Rp 5.000.000 per bulan.
Sesuai dengan persamaan dasar akuntansi, Aset berkurang dikredit, kas merupakan aset sehingga dijurnal dikredit. Biaya sewa dibayar dimuka yang dikapitalisasi ke aset menambah aset sehingga dijurnal didebet.
Untuk jurnal amortisasi (jurnal penyesuaiannya), analisis persamaan akuntansinya yaitu beban bertambah sehingga dijurnal didebit dan biaya sewa dibayar dimuka yang telah dikapitalisasi menjadi aset berkurang sehingga dijurnal dikredit.
| Tanggal | Jurnal | D | K | |
| 1/8/2012 | Sewa dibayar dimuka | 15.000.000 | – | |
| Kas | – | 15.000.000 | ||
| (Jurnal mencatat Biaya sewa dibayar dimuka) | ||||
Karena biaya sewa dibayar dimukanya dimulai pada tanggal 1 Agustus 2012 maka pada tanggal 31 Agustus 2012, biaya sewa dibayar dimuka yang ada di neraca bagian aset telah terpakai selama 1 bulan. Secara akuntansi dengan pencatatan akrual basis ini harus diamortisasi melalui jurnal penyesuaian menjadi beban sewa sehingga jurnalnya adalah sebagai berikut:
| Tanggal | Jurnal | D | K | |
| 31/8/2012 | Beban Sewa | 5.000.000 | – | |
| Sewa dibayar dimuka | – | 5.000.000 | ||
| (Jurnal mencatat amortisasi beban sewa dibayar dimuka) | ||||
